Как начать работать в «Контур-Экстерн»: пошаговая инструкция
Базовые сведения
«Контур-Экстерн» – онлайновая система удобной подачи декларации в ФНС, Росстат, ПФР, ФСС и всех форм отчетов для Росалкогольрегулирования. В рамках данного сервиса осуществляется подача всех утвержденных форм документов в электронном виде, заверенных цифровой подписью (ЭЦП) в соответствии с современными требованиями. Клиенты системы могут работать с сервисом в любое время, возможен импорт в «Контур-Экстерн» документов, составленных в программе пользователя.
Процедуры установки системы пользователем
Для начала работы в «Контур-Экстерн» нужно установить систему, для этого требуется:
Все это клиент получает при подключении к системе «Контур-Экстерн».
Инструкция по установке «Контур-Экстерн» состоит из следующих этапов:
Вход в систему
Для того чтобы пользователь смог войти в систему и «Контур-Экстерн» и начал работу, требуется последовательно совершить ряд действий, которые описаны ниже.
Прежде всего, для входа в систему и работы с ней необходимо выполнить последовательно следующие подготовительные действия:
Предусмотрены две возможности входа в «Контур-Экстерн»: пользователь нажимает на ярлык, который при установке был размещен на рабочем столе, после чего вводит адрес http://www.kontur-extern.ru/ и нажимает на ссылку «Вход в систему», которая расположена в правом верхнем углу страницы.
После этого необходимо выбрать код региона, который отмечается разово, при первом входе в систему.
Для системы «Контур-Экстерн» инструкция по работе с сертификатами заключается в следующем:
При появлении окна «Установка компонентов» требуется выбрать и нажать «Установить компоненты»
После того как выбираем сертификат, нажимаем «Войти в систему».
Консультанты рассказали, как работать в сервисах Контура из дома
Из-за пандемии коронавируса многим приходится работать удалённо. Мы собрали инструкции, которые помогут вам быстро настроить наши программы на своём личном компьютере и работать из дома.
Подготовить компьютер
Перенести рабочее место домой можно разными способами.
Мы предлагаем инструкции на случай, если вам придётся работать с домашнего компьютера — это третий сценарий.
Перенести сертификат
Чтобы полноценно работать с сервисами Контура на домашнем компьютере, нужно перенести на него сертификат. Для этого скопируйте ключи электронной подписи (ЭП) с реестра на рабочем компьютере и перенесите их на съёмный носитель.
Настроить вход по логину и паролю
Если вам не нужно подписывать отчёты, вы можете настроить вход в сервисы Контура по логину и паролю. В этом случае вы сможете, например, смотреть в Экстерне список отправленных документов и формировать новые, искать документы в Нормативе, считать выплаты сотрудникам и налоги в Бухгалтерии. Зайти в сервисы по логину и паролю можно с телефона или любого компьютера.
Настроить вход по логину и паролю можно даже в том случае, если у вас на компьютере нет действующего сертификата.
Приводим инструкцию для Экстерна. Для других сервисов эти настройки можно изменить в личном кабинете на портале kontur.ru.
Перенести Экстерн на домашний компьютер
Если вам нужно отправлять отчёты с домашнего компьютера, нужно перенести на него сертификат. Для этого:
Пользоваться веб-версией и приложением Диадока
В Диадоке можно работать через веб-версию, даже если обычно вы работали через модуль 1С или интеграционное решение.
Чтобы подписывать документы, настройте новое рабочее место:
Если вы все же хотите пользоваться на новом рабочем месте модулем Диадока для 1С, нужно, чтобы администратор организации перенес базу 1С, а затем установил и запустил модуль.
Можно воспользоваться и мобильным приложением: в нём всё настроено для удалённой работы. Для подписания документов потребуется сертификат, выпущенный по новой технологии электронной подписи. Остальные задачи можно выполнять, заходя по логину.
Перенести сертификат, чтобы работать в Бухгалтерии
Контур.Бухгалтерия тоже веб-сервис: войти в него можно с любого компьютера по логину-паролю. Если нужно подписывать документы, перенесите на домашний компьютер сертификат.
Пройти диагностику, чтобы работать в Контур.ОФД
Если вы еще не заходили в личный кабинет Контур.ОФД, воспользуйтесь инструкцией для первого входа по сертификату.
Если вы уже заходили по сертификату, настроили вход по логину-паролю, а теперь хотите зайти с другого компьютера, порядок действий такой:
У Контур.ОФД есть бесплатное мобильное приложение на iOS и Android. Если еще не заходили в личный кабинет, следуйте инструкции выше. Если уже заходили и настроили вход по логину и паролю, введите их при входе в мобильное приложение.
В личном кабинете Контур.ОФД можно регистрировать, перерегистрировать и снимать с учёта кассу. Если у вас подходит срок замены ФН, замените его и перерегистрируйте кассу в Контур.ОФД по инструкции.
Если у вас закончилась подписка на Контур.ОФД, вы можете выставить счёт на оплату в разделе «Настройки и оплата» и оплатить его банковской картой, не выходя из дома.
Если у вас остались вопросы по настройке сервисов, пишите нашим специалистам техподдержки: онлайн-консультанты работают круглосуточно и обязательно вам помогут.
Работа с новыми ЭЦП в Контур.Экстерн
1 июля 2021 года начинается период перехода к новой системе получения и применения электронных подписей — ФНС начинает официально выдавать сертификаты для юрлиц и ИП. После 1 января 2022 года директора компаний смогут получать ЭП в самой ФНС и у её доверенных лиц, а прочие работники — в частных удостоверяющих центрах. Чтобы сдать отчёты, подписанные сертификатом физического лица, потребуется электронная доверенность. Данные новшества добавлены в Федеральный закон от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Мы расскажем, как предстоящие перемены повлияют на использование Контур.Экстерна.
Изменения с 1 июля 2021 года
Налоговики начнут официально выдавать бесплатные сертификаты электронных подписей индивидуальным предпринимателям и юрлицам. Сертификаты будут на имя директора компании, к тому же их нельзя будет копировать. Тестовый режим в ИФНС большинства регионов запущен ещё в конце апреля.
Где приобретать ЭЦП после 1 января 2022 года
ИП и компании будут получать сертификаты в удостоверяющем центре (УЦ) ФНС либо у доверенных лиц ФНС.
Для банков предназначен удостоверяющий центр ЦБ РФ, а для бюджетных предприятий — удостоверяющий центр Федерального казначейства.
Работникам фирм и уполномоченным представителям будут выдаваться электронные подписи физических лиц. Получить такой сертификат можно в одном из удостоверяющих центров, аккредитованных по обновлённому порядку. Для подписания документов юрлица подобной ЭЦП потребуется электронная доверенность, которая должна быть заверена сертификатом главы компании, выданным в УЦ ФНС.
Как видите, изменение правил коснётся всех налогоплательщиков, применяющих ЭЦП, в том числе для сдачи бухотчётности онлайн. На переход к новому режиму отводится полгода — с 1 июля 2021 года до 1 января 2022 года. За переходный период предполагается принять недостающие нормативные акты и оптимизировать все процедуры.
Работа с сертификатом от УЦ ФНС
Если Вы планируете использовать такой сертификат в Экстерне, Вам дополнительно потребуются:
Вы можете запросить в сервисном центре сертификат соответствия ФСТЭК для ключевого носителя, необходимый для выдачи сертификата в УЦ ФНС.
Внимание! В отдельных регионах в ИФНС требуют чистый токен. В подобных случаях следует скопировать все контейнеры с сертификатами и ключами на любой другой носитель или компьютер. Это даст возможность в будущем расшифровывать отчётность предприятия. Также можно будет включить в Экстерне режим хранения расшифрованных документов.
Вход в Экстерн по новому сертификату
Если Вы собираетесь войти с использованием сертификата физического лица, надо будет настроить данные для входа заранее. Это могут быть логин и пароль или номер телефона. Первый вход будет по этим данным, в дальнейшем — уже по сертификату.
способов входа в личный кабинет
Если Вы не укажете эти сведения, сервис напомнит Вам об этом. Вы можете уже сейчас ввести их в Экстерне, щёлкнув по имени пользователя справа вверху.
Используя для входа сертификат УЦ ФНС, Вы войдёте в систему как обычно и едва ли заметите какие-то перемены. Если этого не произойдет, Экстерн подскажет, что нужно сделать.
Многопользовательский режим
Прежде для добавления в Экстерн нового пользователя требовалось приобрести сертификат и рабочее место. С 1 июля появится возможность добавлять пользователей, у которых уже есть сертификат физлица, не заказывая им новые сертификаты. Доступным это станет благодаря тому, что согласно новым правилам работник может сохранить свой сертификат физлица при переходе в другую компанию.
Добавление нового пользователя, с сертификатом и без, через Мастер добавления пользователя в Контур Экстерн:
Какая ЭП необходима для сдачи отчётности
Электронную отчётность, сдаваемую в контролирующие органы, можно будет подписывать сертификатом руководителя, полученным в УЦ ФНС, либо сертификатом физлица.
Росстат и ФНС
Для сдачи отчётности в эти структуры необхдоимо в реквизитах плательщика выбрать сертификат руководителя, полученный в УЦ ФНС, либо сертификат физлица.
Перед сдачей отчётов в ПФР потребуется, как и теперь, передавать в туда регистрационные данные со сведениями о сертификате. Вы можете выбрать из списка как сертификат руководителя из УЦ ФНС, так и сертификат физического лица.
Также выбирать сертификат потребуется перед тем, как отправить отчёта СЗВ-ТД, уведомления о предоставлении полномочий представителю (УПУП) и заявление на подключение к системе электронного документооборота (ЗПЭД). Можно использовать и сертификат физического лица, и сертификат из УЦ ФНС.
Когда требуется сдать только форму СЗВ-ТД, можно обойтись без регистрационных данных.
Вы можете выбрать сертификат физического лица или сертификат руководителя, выданный УЦ ФНС, прежде, чем отправлять отчёт.
Если использовать сертификат сотрудника-физлица, то предварительно этот сотрудник должен будет зарегистрироваться на портале ФСС, а также и направить в ФСС доверенность старого образца на бумаге.
Для чего необходима электронная доверенность
С 1 января 2022 года сотрудникам компаний будут доступны исключительно сертификаты физлиц. Получать их можно будет в аккредитованных УЦ. Подобные сертификаты будут содержать ФИО работника, но не сведения о его работодателе.
Чтобы работник мог заверить личной ЭЦП документы от имени предприятия, как раз и необходима электронная доверенность. К июлю должный выйти нормативные правовые акты, регламентирующие подобные доверенности.
ФНС будет первой госслужбой, принимающей документы, которые завизированы физлицом по электронной доверенности. Доверенность докажет, что работник фирмы наделён полномочиями подавать от её имени документы в ИФНС. Электронная доверенность заверяется сертификатом директора, полученным в УЦ ФНС, и служит полноправной заменой бумажной доверенности, подписанной директором фирмы вручную.
К сегодняшнему дню подготовлен проект приказа, где содержится формат электронной доверенности представителя налогоплательщика для подачи документов в налоговую. Предположительно, данный формат начнёт применяться с 1 июля 2021 года. Тем не менее, новая схема в целом — заверка электронной отчётности работниками с использованием сертификатов физлиц и электронных доверенностей — будет обязательной к применению, начиная с 1 января 2022 года. То есть, в течение шести месяцев старый и новый методы будут равноправны.
Заполняем данные о доверенности в Экстерне
Если отчёты и иные документы для ФНС будут подписываться работником, у которого есть сертификат физического лица, то нужно сначала оформить на него электронную доверенность.
Для ввода в Экстерн сведений о доверенности необходимо выбрать сертификат физлица в «Реквизитах плательщика» в блоке «Подписание документов», а потом кликнуть по кнопке «Добавить доверенность».
Затем выбираете одно из двух:
Важно! Директор фирмы вправе делегировать работнику полномочия на отправку отчётов только в определённую налоговую инспекцию. Однако, система по умолчанию будет воспринимать доверенность как годную для подачи документов в любую ИФНС.
Заверение и передача электронной доверенности
Когда у директора есть возможность заверить доверенность сразу (допустим, он сидит в соседней комнате и может подойти лично с собственным сертификатом из УЦ ФНС), достаточно нажать кнопку «Подписать и отправить».
Когда так сделать невозможно, используйте кнопку «Запросить подпись». По ней откроется окно, куда нужно ввести электронную почту директора (для него можно написать комментарий) и кликнуть «Отправить».
В «Реквизитах плательщика» показана дата отправки запроса на подпись директору. В списке компаний будет пометка «Доверенность ожидает подписи».
Экстерн уведомит, когда директор заверит доверенность, после чего её станет можно направить в ФНС.
И наконец, после принятия доверенности налоговиками работник, на которого она создана, получит право сдавать за фирму отчёты. Информация из доверенности будет автоматически подставляться в сообщение о представительстве, отправляемое вместе с отчётностью.
Если налоговики отклонят доверенность, Экстерн покажет причину отказа и позволит оформить документ заново.
Как отозвать электронную доверенность
Бывают ситуации, когда необходим отзыв электронной доверенности. К примеру, когда работник уволен и не имеет больше права заверять документы от имени бывшего работодателя.
Отзыв электронной доверенности — это тоже формализованный документ. Его необходимо заверить сертификатом руководителя, полученным в УЦ ФНС.
Экстерн позволяет отзывать электронные доверенности в разделе «Реквизиты плательщика» в блоке доверенности: заполните форму отзыва и направьте её в налоговую, заверив сертификатом директора или заранее запросив у директора подпись.
Доверенность прекратит своё действие, когда поступит сообщение, что Ваш отзыв принят.
Как самостоятельно подписать документ электронной подписью?
Этот вопрос возникает, когда владельцу сертификата электронной подписи нужно подписать документ вне информационных систем, в которых уже встроены механизмы создания и проверки электронной подписи. Рассмотрим варианты, как подписать документ квалифицированной электронной подписью.
Что потребуется для подписания электронного документа?
Вариант 1. Установить плагин для Office
Для документов формата Word и Excel
Чаще всего требуется подписать документ в формате Word:
Штатная функция пакета Microsoft Office «Подписать документ» не позволяет создать подпись, которая придает электронному документу юридическую силу. Чтобы создать такую подпись в Word или Excel, необходимо установить на свой компьютер специальный программный модуль, который добавит такую возможность, — например, КриптоПро Office Signature.
Это платная программа, использовать все возможности бесплатно можно только в тестовый период. После загрузки и установки плагина на компьютере можно подписывать документы по такому алгоритму:
В главном меню документа выберите пункт «Сервис» и перейдите в «Параметры». В появившемся окне выберите вкладку «Безопасность» и нажмите кнопку «Цифровые подписи».
В этом окне выберите нужный сертификат электронной подписи из тех, что установлены на компьютере.
С его помощью создайте для документа электронную подпись: нажмите «Подписать» и введите пароль ключевого контейнера.
Что учесть при использовании плагина:
Для документов формата PDF
Для создания и проверки электронной подписи в программах Adobe Acrobat, Adobe Reader и Adobe LiveCycle ES есть отдельный модуль КриптоПро PDF.
КриптоПро PDF прилагается бесплатно при совместном использовании с программой Adobe Reader. В остальных программах также есть тестовый период, по истечении которого нужно приобрести лицензию.
Прежде чем вставить электронную подпись в документе PDF, необходимо установить и настроить Acrobat Reader DC или Adobe Acrobat Pro для работы с программой КриптоПро PDF.
После настройки чтобы поставить подпись, выберете в меню документа пункт «Работа с сертификатами», затем нажмите «Подписание». Программа предложит выбрать нужную подпись, среди установленных и место в документе, где будет располагаться подпись. После этого можно завершить подписание документа.
Вариант 2. Установить отдельную программу для создания подписи
Чтобы подписывать документы любого формата (*rar, *.jpeg и *.png,*.ppt, видео, базы данных и т.д.), можно установить на компьютер специальную программу — например, КриптоАРМ.
У программы есть несколько версий, которые отличаются функциональностью. Базовой версией КриптоАРМ Старт с минимумом возможностей можно пользоваться бесплатно. У всех платных версий есть тестовый период, в течение которого будут доступны все возможности. Когда это время истечет, потребуется приобрести лицензию, чтобы продолжить пользоваться этой версией.
Подписать документ можно из главного окна программы или из контекстного меню файла. Алгоритм подписания отличается в зависимости от этих вариантов, но в любом случае выбирайте пункт «Подписать» и следуйте инструкциям. Программа предложит вам выбрать:
Что учесть при использовании программы:
Вариант 3. Воспользоваться веб-сервисами
Можно подписать документ любого формата, не устанавливая на компьютер специальных программ, — например, в веб-сервисе Контур.Крипто.
Это бесплатная программа, которая позволяет создать и проверить электронную подпись, зашифровать и расшифровать электронный файл. Можно подписать не только отдельный файл, но и пакет файлов или архивов. Можно создать подпись документа двумя и более лицами.
Работать в программе можно после регистрации и автоматической установки на компьютер программного обеспечения для криптографических операций. У программы интуитивно понятный интерфейс. Чтобы подписать электронный документ, необходимо:
Загрузить в сервис документ, который необходимо подписать. Подписать можно файл любого формата до 100 Мб.
Выбрать установленный на компьютере сертификат, которым будет подписан документ. Подписать документ в Контур.Крипто можно сертификатом, выпущенным любым удостоверяющим центром.
Создать файл подписи. После того как вы нажмете кнопку «Подписать», сервис создаст папку с исходным документом и подпись с таким же именем и разрешением.sig. Папка сохранит файл и подпись для него на сервере. Эти документы можно скачать на компьютер пользователя.
Послать документ получателю. Можно отправить файл и подпись для него прямо из сервиса. Адресат получит ссылку на документ, сохраненный в Контур.Крипто. Также можно скачать пакет документов на компьютер (исходный документ, файл подписи, сертификат и инструкцию по проверке подписи) и отправить через любой почтовик.
Что учесть при использовании Контур.Крипто:
Контур.Экстерн
В Экстерне есть все обязательные формы для ФНС:
Заполнение бумажных платежек требует большого внимания, нельзя ошибиться ни в одной цифре. В Экстерне электронные платежки заполняются автоматически. Формируйте платежные поручения с уже заполненными КБК, реквизитами плательщика и налоговой. Выбирайте удобный вид платежек — для клиента/директора, для банка или банкомата. Печатайте платежки прямо из реестра отправленных отчетов. Импортируйте платежки в 1С.
Экстерн сформирует для вас квитанцию на оплату на основе следующих форм:
Каким способом можно подготовить электронную отчетность для подачи в налоговую
Вы можете загрузить заполненную форму отчетности из бухгалтерской системы учета:
Или вы можете сформировать отчет в Экстерне:
Как выполнить отправку отчетности в налоговую в электронном виде
Посмотрим, каким способом это можно сделать в Экстерне.
В момент отправки оператор электронного документооборота формирует подтверждение даты отправки. Время, зафиксированное в этом подтверждении, означает время представления отчета в налоговую инспекцию.
Если в процессе работы в Экстерне, у вас возникнут вопросы по сдаче налоговой отчетности, вы сможете обратиться к специалистам техподдержки. Они помогут вам круглосуточно в любой день недели.
Экстерн — сервис для сдачи налоговой отчетности через интернет, который помогает корректно заполнить формы, отчитаться в срок и с первого раза.
Во время заполнения отчета Экстерн проверяет, верно ли выполнены расчеты, а перед отправкой — соответствует ли готовый отчет действующему формату. Также система автоматически выполняет междокументные проверки: сверяет отчет по прибыли с прошлыми периодами и декларацией по НДС, а РСВ — с прошлыми периодами и 6-НДФЛ.
Если вы заполнили или загрузили отчет для ИФНС, но не отправили, он сохранится в Экстерне как черновик.
Инструкция «Как работать с черновиками отчетов для ФНС».
За один раз вы можете сдать неограниченное количество отчетов в налоговую онлайн, в том числе за разные организации — с помощью программы Контур.Экстерн Лайт.
Зайдите на сайт i.kontur.ru/lite и Контур.Установочный диск автоматически установит программу на ваш компьютер.
Работайте в Экстерне с существующими доверенностями и ключами электронной подписи или заполните новую доверенность прямо в системе. Укажите ФИО сотрудника, полномочия, дату и номер — остальные данные Экстерн подставит сам. Если вдруг ключ будет утерян или у вас поменяются реквизиты, ключ перевыпустят бесплатно.
