Инструкция по заполнению Анкеты контрагента – юридического лица
Инструкция по заполнению Анкеты контрагента – юридического лица
по заполнению Анкеты контрагента – юридического лица
С целью оптимизации процедуры заполнения анкеты, ее форма имеет редактируемые поля, позволяющие вводить как текстовые, так и числовые значения, а так же выбирать параметры из списка.
Анкета заполняется, распечатывается и подписывается уполномоченным лицом контрагента – юридического лица, подписывается руководителем юридического лица и удостоверяется печатью юридического лица.
Оформленная должным образом анкета контрагента – юридического лица направляется на электронный адрес Компании в графическом формате (с разрешением *.pdf), с последующей досылкой оригинала анкеты, посредством почтового или иного отправления (с комплектом документов, необходимых для квалификации контрагента).
Особенности заполнения полей со списком
1. В случае совпадения адреса места регистрации и адреса места нахождения организации и почтового адреса, необходимо из списка (п. п. 14.8.) выбрать значение ДА. В данном случае, поля п. п. 15.1. – 15.8. не заполняются.
При не совпадении адреса места регистрации и адреса места нахождения организации и почтового адреса, необходимо из списка (п. п. 14.8.) выбрать значение НЕТ, и заполнить п. п. 15.1 – 15.8.
2. Для заполнения сведений о наличии лицензий / разрешений на осуществление деятельности (п. 20) необходимо выбрать из списка соответствующее значение (ДА / НЕТ), и внести в п. п. 20.1. сведения о лицензии / разрешении. При наличии у контрагента нескольких лицензий / разрешений, в п. п. 20.1. указывается лицензия / разрешение на вид деятельности связанный с предполагаемыми хозяйственными взаимоотношениями, сведения об остальных лицензиях / разрешениях оформляются отдельным листом по форме п. п. 20.1.
3. Заполнение сведений о лицах владеющих, либо контролирующих 5 (пять) и более процентов акций (долей) юридического лица – контрагента и имеющих право давать обязательные для контрагента указания, либо иным образом имеющие возможность определять его решения (п. 25) осуществляется путем оформления отдельных приложений к анкете.
Сведения оформляются отдельными приложениями на каждое лицо.
Соответствующее значение необходимо выбрать из списка в п. 25.1.1.
Сведения оформляются отдельными приложениями на каждое лицо.
Соответствующее значение необходимо выбрать из списка в п. 25.2.1:
Общие требования по заполнению полей.
Поля, содержащие численные значения (ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП) заполняются в том виде, в котором они указаны в регистрационных документах. (без пробелов и др. разделителей).
Поля типа «Дата» указываются в формате: «дд. мм. гггг» (без простановки «г.»)
Значение Полей типа «телефон», «факс» д. б. без пробелов после кода оператора (например: 6 (996) 2345685)
Сведения в п. 24.2. указываются простым перечислением: Наименование и ИНН или ФИО полностью участника / акционера и % соотношение долей / акций (например: – 54%; – 46% ).
В п. 30 указывается Руководитель (ФИО полностью, год рождения) или Управляющая компания (Наименование, ИНН).
Сведения оформляются отдельными приложениями на каждое лицо.
Соответствующее значение необходимо выбрать из списка в п. п. 25.1.1., 25.2.1.
Должная осмотрительность при выборе контрагента: основные принципы
Все налогоплательщики условно делятся на две большие группы. Первая — это те, кто сознательно использует в своей деятельности компании-однодневки. Вторая — добросовестные налогоплательщики, которые по невнимательности допускают появление сомнительных контрагентов, именно им и нужно проявлять должную осмотрительность.
Ситуация, когда вполне приличная компания нанимает подрядчика и впоследствии, столкнувшись с определенными проблемами (например, необоснованными вычетами по НДС и неподтвержденными расходами), выясняет, что он является фирмой-однодневкой, нередка.
В Письме ФНС РФ от 11.02.2010 № 3-7-07/84 фирма-однодневка определяется как юрлицо, не обладающее фактической самостоятельностью и созданное без цели ведения предпринимательской деятельности. Такие фирмы обычно не представляют налоговую отчетность и имеют много других отличительных признаков, которые должны настораживать.
Фирмы-однодневки искусственно включаются в цепочку хозяйственных связей. «Противоправная цель достигается в результате согласованных противоправных действий налогоплательщика и подконтрольной ему фирмы-однодневки, которая является формально обособленной от налогоплательщика, что часто, как показывает практика, фактически не соответствует действительности», отмечается в Письме ФНС РФ от 11.02.2010 № 3-7-07/84.
Проблема заключается в том, что пока полностью предотвратить появление фирм-однодневок законодательным способом не получается. Хотя за последние годы ФНС запустила несколько автоматизированных сервисов для выявления признаков однодневок:
Любой налогоплательщик находится в зоне риска — он не застрахован от того, что налоговые органы в ходе проверки не обнаружат в числе его контрагентов фирмы-однодневки. Защитить себя можно только одним способом — внимательнее относиться к выбору контрагентов и проявлять должную осмотрительность.
В этой статье рассмотрим несколько вопросов:
Что такое должная осмотрительность
Законодательство не содержит конкретного определения понятия «должная осмотрительность», однако этот термин упоминается и к нему есть отсылки.
Понятие должной осмотрительности при выборе контрагента зародилось еще в 2003 году, когда появилось Определение Конституционного Суда РФ от 16.10.2003 №329-О.
Федеральный закон от 18.07.2017 № 163-ФЗ внес изменения в часть первую НК РФ, в результате появилось понятие «необоснованная налоговая выгода», которая влияет на должную осмотрительность при выборе контрагента. Если компания не проявляет должную осмотрительность, следовательно, она получает необоснованную налоговую выгоду, работая с недобросовестными контрагентами. Информацию о том, кто относится к таким контрагентам, законодательство тоже не содержит. При этом последствия от работы с такими контрагентами могут быть серьезными, а именно — доначисление налогов.
Таким образом, проявление должной осмотрительности можно рассматривать как один из способов проверки контрагента, а саму должную осмотрительность как комплекс мероприятий по проверке контрагента, который компания разрабатывает самостоятельно.
Полезные статьи
Что такое необоснованная налоговая выгода
Любая предпринимательская деятельность направлена на получение прибыли от пользования имуществом, продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг (Письмо ФНС РФ от 23.01.2013 № АС-4-2/710@). Извлечение прибыли — это вообще суть деятельности коммерческой организации.
Постановление Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 № 53 ввело в правовой оборот понятие налоговой выгоды. Что оно означает? Уменьшение размера налоговой обязанности в результате уменьшения налоговой базы, получения налогового вычета, налоговой льготы, применения более низкой налоговой ставки, а также получения права на возврат (зачет) или возмещение налога из бюджета. То есть это все те случаи из Налогового кодекса, позволяющие компаниям платить меньше налога. Это нормальная допустимая налоговая выгода.
Но есть и другая выгода, которую определяет Пленум: те предприниматели, которые минимизируют налогообложение в виде уклонения от налогов, получают так называемую необоснованную налоговую выгоду.
Когда налоговая выгода признается необоснованной
Налоговая выгода считается необоснованной в случаях, если для целей налогообложения учтены операции не в соответствии с их действительным экономическим смыслом или учтены операции, не обусловленные разумными экономическими или иными причинами (целями делового характера). Классический пример: компания нанимает подрядчика для выполнения определенной услуги и платит ему за это деньги, при этом услуги оказывают штатные сотрудники компании.
Важно понимать, что факт нарушения контрагентом своих налоговых обязанностей сам по себе не является доказательством получения налогоплательщиком необоснованной налоговой выгоды. Но есть два случая, когда одна компания имеет проблемы от того, что другая ведет свою деятельность недобросовестно.
Налоговая выгода может быть признана необоснованной, если налоговая докажет, что:
И если во втором случае речь идет о совершенно осознанных действиях налогоплательщика, то в первом подразумевается, что можно предпринять усилия, чтобы предотвратить неприятную ситуацию.
Как проявить должную осмотрительность
В Концепции системы планирования выездных налоговых проверок представлены 12 критериев самостоятельной оценки рисков для налогоплательщиков. В частности, сигналами могут являться следующие случаи:
Самое главное, что необходимо понять: если вы ничего не делаете для того, чтобы предотвратить негативные последствия, то вы не проявляете должную осмотрительность. Так, например, если вы не имели личных контактов с контрагентом, если у вас нет документального подтверждения полномочий людей, которые подписывали с вами контракт, если у вас нет копий удостоверений личности этих людей, то вы не проявили должную осмотрительность.
Запрос документов контрагента
Если вы решили заключить договор с какой-то компанией, то перед тем, как это сделать, проверьте контрагента. Прежде всего можно воспользоваться открытыми источниками. Обратите внимание на отзывы, которые пишут о компании клиенты, проверяйте наличие судебных дел, обращайте внимание, не втянута ли компания в какие-то разбирательства в настоящее время. На основе собранной информации нужно сделать взвешенный вывод — стоит ли взаимодействовать с контрагентом и не станет ли он источником проблем.
Перед заключением договора важно запросить пакет документов:
Какие документы запросить у иностранной компании
У иностранного контрагента запросите документы, подтверждающие ее правовой статус — устав. Важно, чтобы эти документы были переведены на русский язык и подтверждали правовой статус организации.
Также потребуются документы, подтверждающие полномочия подписанта и его связь с иностранной организацией. Если будет доказано, что документ подписал не уполномоченный на это человек, то сделка окажется под вопросом, а сам документ — фиктивным.
Кроме того, не забудьте и о выписке из торгового реестра страны.
Какие документы запросить у российской компании
С российской компанией все проще. Нужно запросить стандартный набор документов:
Какие документы запросить у ИП
У ИП нужно проверить:
Какие документы нужно разработать для должной осмотрительности
В компании должен быть заведен определенный порядок для проявления должной осмотрительности. Прежде всего нужно разработать положение о договорной работе. Его структура может быть представлена либо в виде схемы, либо в виде регламента. В документе определяется, какие в компании есть виды договоров для работы с контрагентами (типовой договор, договор заказчика, договор поставщика, авторский договор и т.д.).
После этого определяются центры ответственности за работу с поставщиками. Например, это могут быть четыре основных отдела:
В документе также важно прописать структуру взаимодействия отделов: кто кому приносит договор, кто каким образом согласовывает его и т.д. Менеджер регистрирует договор в финансовом отделе после получения согласования от всех согласующих.
Регламент по соблюдению должной осмотрительности
Также нужно разработать такой локальный нормативный акт, как регламент соблюдения принципа должной осмотрительности. Любая проверка обычно начинается с того, что компанию просят предоставить какой-нибудь документ, свидетельствующий о проявлении организацией должной осмотрительности.
Одного регламента по согласованию договоров будет явно недостаточно. Нужно еще разработать регламент по должной осмотрительности. Его структура в целом включает несколько частей:
После того, как собрана и проанализирована информация о контрагенте, можно составить карточку налоговой безопасности. Ее нужно хранить в компании, так как, по сути, это досье на контрагента.
Риски непроявления должной осмотрительности
В Письме ФНС России от 23.01.2013 № АС-4-2/710@ говорится о том, какие риски влечет непроявление должной осмотрительности. Прежде всего организация рискует столкнуться с проблемами в финансово-хозяйственной деятельности:
Чтобы избежать неблагоприятных последствий, следует внимательнее выбирать контрагентов.
Для ручного сбора и анализа информации о компаниях из общедоступных источников потребуется много времени. С помощью сервиса Контур.Фокус это можно сделать за несколько минут. Он автоматически выявляет информацию, которая требует подробного изучения.
Четыре правила для бизнеса
С учетом требований к проверке контрагентов эксперты советуют компаниям соблюдать несколько правил.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
В ответе за того парня: проверка контрагентов по-новому
А что, ФНС — молодец! Это надо так хитро придумать — за каких-то несколько лет создать такую систему налогового контроля – где все следят за всеми.
Встроены в систему контроля банки и финансовые компании. Аудиторы и нотариусы получили методику по выявлению неблагополучных клиентов. Юридические и бухгалтерские фирмы тоже обязаны участвовать. Проявлять бдительность — выявлять подозрительных, пресекать незаконные действия и сообщать куда следует. За бездействие — прилетит ответственность.
Н о самый гениальный ход – это проверка бизнеса самим же бизнесом!
Речь о проверке потенциальных контрагентов, которая — по новым правилам — стала обязанностью. Причем с суровой платой за неисполнение – 1) обвинение в соучастии и 2) отказ в уменьшении налоговой базы при расчете налогов.
В соответствии с новыми правилами проверки — привычная тактичная должная осмотрительность трансформировалась в жесткий контроль.
Вопрос важный. И статья получилась большая. Разделила ее на две части.
Проверка контрагента по новым правилам
С 2017 года в налоговом праве действуют антиуклонительные нормы, введенные поправками в Налоговый кодекс общеизвестной статьей 54.1.
Из логики статьи 54.1 Налогового кодекса следуют три основных правила налоговой безопасности:
Первое. Не допускать искажений отчетности. (доказательство отсутствия умысла).
Второе. Подтверждать деловую цель сделки и просчитывать ее экономическую суть. Неуплата налогов не должна быть основной целью действий налогоплательщика.
Третье. Сделка должна быть реальна и исполнена лицом, с которым заключен договор. Или иным лицом, которому было передано обязательство по договору или закону.
Первые два правила по сути это отказ от агрессивных схем минимизации. Налоговая оптимизация – как цель вне закона!
А третье правило направлено на то, чтобы пресечь взаимодействие бизнеса с фирмами- однодневками и «техническими» посредниками.
Поэтому вопрос коммерческой осмотрительности в выборе контрагентов актуален и важен. И до заключения договора, и в ходе его исполнения — нужно четко понимать с кем компания имеет дело и как это отразится на ее налоговой судьбе. И, конечно, запасаться неопровержимыми доказательствами предпринимаемой осмотрительности и осторожности. И простым сбором досье уже не обойтись.
Знаю, что некоторые компании не заморачиваются и поразительно спокойны в этом плане: запрашивают у потенциального контрагента (или готовят сами) пакет из учредительных и регистрационных документов, в лучшем случае поручают бухгалтеру заполнить небольшую анкету контрагента – и хранят так называемое досье на случай проверки.
Создание видимости проверки в современных реалиях потеряло всякий смысл. ФНС неоднократно комментировала это: истребование у контрагента регистрационных документов носит справочный характер и не указывает на принятие мер разумной осмотрительности. Одно из писем ФНС — от 18 мая 2918 г. № ЕД-4-2/9521@.
Цель проверки контрагента по новым правилам: проверить и понять, что перед вами – добросовестный бизнес. Обеспокоиться не только тем, уплачивает ли контрагент налоги, но и по ряду критериев убедиться в том, что сотрудничество с ним не влечет для вашей компании глубоких разочарований и рисков в виде негативных налоговых последствий.
Проверка контрагентов по новым правилам превратилась в беспокойную аналитическую работу. В которой выделяются этапы, цель которых — «обеспечить-проверить-подтвердить»:
Этап 1. Проверить деловую репутацию и благонадежность.
Этап 2. Убедиться в достаточности ресурсной базы и оценить риск неисполнения обязательств по договору.
Этап 3. Дать оценку коммерческого преимущества контрагента.
Этап 4. Составить грамотный договор. С гарантиями и условием возмещения убытков.
Этап 5. Обеспечить исполнение договора, отслеживать ход процесса и подтвердить результат.
Этап 6. Собрать документы.
Этап 1. Изучаем контрагента
Как правило, выбирая контрагента — исполнителя, компания с большой долей вероятности понимает, что за поставщик перед ней и стоит ли идти на риск.
Есть разные категории контрагентов, к ним разный подход и разный объем доказательств их благонадежности.
Есть мелкие неопасные компании — поставщики – за воду, канцтовары. Вряд ли кто оспорит сделку с ними. Есть крепкие госкомпании – монополисты с безупречной репутацией. На них тоже не стоит тратить время. Их проверка на добросовестность по сути формальна.
Есть и крепкие партнеры, с которыми вы работаете не один десяток лет. Здесь стоит подстраховаться. Мало ли что.
И, конечно, особое внимание требуется при выборе новых настойчивых незнакомцев – потенциальных контрагентов, «темных лошадок».
Для начала стоит пробежаться по признакам компаний-однодневок. Симптомы «однодневок» — давно не новость. О них в приказе ФНС от 30 мая 2007 г. № ММ-3-6/333 и письме ФНС от 10 июля 2018 г. № ЕД-4-15/13247. Письмо ФНС утратило силу в части указания аннулирования налоговых деклараций, но перечень порочных признаков – актуален и сейчас.
Под ряд подозрительных критериев могут попасть совершенно обычные компании. Важно взвешенно оценить данные о контрагенте и – главное — свои риски.
Даже при реальной сделке — недобросовестность контрагента может повлечь негативный результат проверки. Поэтому собираем доказательства, что контрагент добропорядочен, договороспособен и ему можно доверять.
Сведения из официальных источников
Советую необходимые для проверки контрагента документы не запрашивать, а получать самостоятельно из официальных источников в Интернете.
Какие сведения добываем в первую очередь:
Запрос документов у потенциального контрагента
Кроме сведений из открытых источников запросите у контрагента документы, которые самостоятельно получить не можете:
Объем доказательств проявления осмотрительности и осторожности ничем не ограничен. Быть может только принципом разумной достаточности.)) Без фанатизма.))
Ч ем больше соберете документов – тем вернее примете решение. И тем меньше ваш риск.
Состав доказательств может зависеть от вида сделок и особенностей бизнеса. К примеру, при покупке дорогостоящей недвижимости целесообразно отследить все предыдущие с ней сделки по данным Росреестра.
Интернет-поиск
Проверьте деловую репутацию потенциального контрагента в сети Интернет:
Не полагайтесь, что сможете распечатать в любой момент при проверке. К моменту проверки можете не успеть — контрагент может исчезнуть, не заплатить за хостинг, провайдер может продать его сайт.
Неработающая страница, устаревшая информация, отсутствие рекламы – тревожные признаки.
Если сайта у контрагента нет – это плохой знак. В наше время? Нет сайта? И лендинга нет? Бизнес-страничка в соцсетях может? Или реклама?
Предвижу резонный вопрос проверяющих: как вы его нашли? Из каких публичных источников о нем узнали? Он – о вас? Или вы – о нем? – Соберите такие данные. Как познакомились (физически)? Встречались или нет?
Если сведения личные и не хочется их раскрывать — продумайте вариант знакомства на специализированной выставке, не предусматривающей регистрацию участников. Но эта выставка должна реально состояться (тема, город, дата) — эти данные проверяемы. Ответы вашего контрагента на подобные вопросы должны совпадать с вашими ответами.
И немаловажно: зафиксируйте контактные данные для связи с должностными лицами — их телефоны, адрес электронной почты. Сохраните деловую переписку.
И еще. Все полученные данные и сведения советую фиксировать на бумаге или дополнительно хранить в электронном виде. С проставленной датой. Чтобы не забыть по прошествии времени и не потерять. Меняются персонажи, забываются многие темы — поэтому все документы должны быть здесь! и сейчас!
Этап 2. Оценка потенциала контрагента и риска неисполнения им обязательств по договору
Для анализа наличия и достаточности ресурсной базы контрагента:
1. Запрашиваем бухгалтерскую и налоговую отчетность. Оцениваем финансовую состоятельность контрагента- какие активы на балансе, что с обязательствами. Бизнес растет или стагнирует? Уточняем – что в собственности, что в аренде, лизинг – на какой срок. Интересует все — производственные мощности, служебные помещения –складские, офисные, торговые — технологическое оборудование, оборудование, транспорт.
2. Выясняем особенности работы и технологического процесса – откуда поставки, есть ли импорт, кто основные поставщики, кто покупатели, есть ли экспорт. Транспортное обеспечение – за чей счет.
3. Привлекаются ли соисполнители. По какой причине — например, недостаток производственных мощностей, ограниченный автопарк, отсутствие квалифицированного персонала. Прочность и долгосрочность деловых связей с ними. Как вы проверяете их деловую репутацию.
4. Есть ли штатные сотрудники, квалифицированный персонал. Какие данные в справке о среднесписочной численности.
5. Информация о наличии опыта исполнения договоров подобного рода. Есть ли отзывы и рекомендации от прежних партнеров, как исполнены договоры и какие результаты достигнуты. Были ли претензии и споры.
Для оценки фактической дееспособности контрагента и достаточности ресурсной базы налоговики советуют посетить офис потенциального контрагента, а также его торговые площадки, производственные и складские помещения. С осмотрами подобного рода я не встречалась. Как правило — данных насторожиться и отклонить контрагента по подозрительным признакам – хватает и без этого. Но отрицать не буду – видимо да, это действенно. Фотофиксацию в этом случае – если пойдете на осмотр — сохраните.
Само по себе отсутствие склада, транспорта не означает нереальности сделок – например, перепродажей товаров можно заниматься и без них. Но логика любого бизнеса должна присутствовать, внятно разъяснена и вам понятна.
Если вы не видите показателей отчетности компании и не можете оценить ее потенциал, если контрагент не хочет представлять документы и уклоняется от пояснений — с таким контрагентом лучше не работать!
Как видим, на бизнес возложена полноценная ревизионная функция. Подозрительный контрагент – вне закона. Договор с ним заключать опасно. Сама бизнес — среда отправит его в коммерческий бан.
Этап 3. Оценка коммерческого преимущества
В крупных компаниях работает система закупок или тендеров. Именно система. В средних и мелких – как правило – все гораздо проще. Контрагента выбирают по приемлемым ценовым показателям и по удобным условиям работы.
Но налоговую будут интересовать вопросы, к которым надо быть готовым. Проведен ли мониторинг рынка аналогичных товаров (работ, услуг), анализ других вариантов: в чем преимущества выбранного контрагента? По каким критериям он выбран? Как происходила процедура выбора? Конкурс, тендер?
Еще такие на такие вопросы готовьте ответы: Кто подбирает контрагентов? Участвует ли учредитель в процессе выбора? Как происходит общение? Где заключен договор «физически» ( вы к ним, или они к вам)? Знакомы ли лично руководители? Как он выглядел? Блондин он?
Каков порядок корпоративного одобрения сделок? Как организована в компании работа по проверке и выбору контрагента? Кто ответственный за сбор документов, что с процедурой согласования и утверждения внутри компании.
Зачастую на практике – как правило, в малых и средних компаниях- выбором контрагента и заключением договора с ним, занимаются специалисты – ответственные за закупку, а оформление документации полностью — или в большей ее части – это зона ответственности бухгалтера.
Нередко бывает, что документы оформляются постфактум, когда вопрос о выборе контрагента уже решен. И бухгалтер расценивает эту обязанность как дополнительную нагрузку, формально «для галочки», по сути ничего не решая, а «маскируя» сделку документами. Если в вашей компании дела обстоят именно так — вы сильно рискуете.
Как переломить эту практику? Как перезагрузить сознание директора?
К сожалению, не все руководители принимают меры. Несмотря на факты полного разорения компаний после выездных проверок и суровые судебные решения о субсидиарной ответственности должностных лиц.
Систематизировать эту работу поможет Регламент проверки контрагентов и выбора исполнителя договора. Этот локальный нормативный акт регулирует порядок проведения проверок по категориям контрагентов. Определяет алгоритм действий ответственных лиц, движения документов, процедуры их анализа, согласования, выбора контрагента. По результатам проверки формируется отчет и подшивается в досье контрагента.
Будьте уверены, что, если работа по проверке контрагента проведена грамотно и основательно – ее результат не оставит налоговой шансов усомниться в достаточности мер и разумности ваших действий. И обезопасит ваш бизнес от случайных партнеров, рисков и потерь.
И да, на проверку контрагента и оценку рисков придется потратить и время, и силы сотрудников. Это большая планомерная работа. Но есть огромный плюс — вы будете понимать, что этот риск минимален.
А продолжение следует…
Подписывайтесь, обещаю в скором времени залить вторую часть статьи.
Обсудим этапы 4, 5 и 6 : какие налоговые оговорки следует включить в договор с контрагентом, чтобы снизить свои риски. Как отследить и зафиксировать фактическое исполнение договора. Как действовать в случае проведения проверки контрагента. И по арбитражной практике пробежимся по теме.
А пока вам удачи! Надежных партнеров! И до скорой встречи!
